Στο Microsoft Excel Ποια είναι η έννοια της εγκυρότητας των δεδομένων;

Στο Microsoft Excel, Center Credity Data είναι ένα χαρακτηριστικό που σας επιτρέπει να ελέγχετε τον τύπο των δεδομένων που μπορούν να εισαχθούν σε ένα κύτταρο ή μια σειρά κυττάρων . Σας βοηθά να διασφαλίσετε ότι η ακρίβεια των δεδομένων, η συνέπεια και η αποτροπή των σφαλμάτων.

Εδώ είναι μια κατανομή:

Πώς λειτουργεί:

* Ρύθμιση κανόνων επικύρωσης: Ορίζετε κανόνες που καθορίζουν τι είδους δεδομένα είναι αποδεκτά. Για παράδειγμα, μπορείτε να ορίσετε έναν κανόνα για να επιτρέψετε μόνο αριθμούς ή μόνο ημερομηνίες εντός ενός συγκεκριμένου εύρους ή μόνο κείμενο που πληροί ορισμένα κριτήρια.

* Ειδικότητες σφάλματος: Εάν κάποιος προσπαθεί να εισαγάγει δεδομένα που παραβιάζουν τον κανόνα, το Excel θα εμφανίσει ένα μήνυμα σφάλματος, εμποδίζοντας την εισαγωγή των μη έγκυρων δεδομένων.

* Μήνυμα εισόδου: Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα προαιρετικό μήνυμα που εμφανίζεται όταν ένας χρήστης επιλέγει το κελί, παρέχοντας οδηγίες ή οδηγίες σχετικά με τα αποδεκτά δεδομένα.

Τύποι επικύρωσης δεδομένων:

* ρύθμιση επιτρεπόμενες τιμές: Μπορείτε να περιορίσετε τις καταχωρίσεις σε μια λίστα τιμών (π.χ. τις καθημερινές, τα ονόματα προϊόντων), μια σειρά αριθμών ή ένα συγκεκριμένο εύρος ημερομηνιών.

* Τύπος δεδομένων επικύρωση: Μπορείτε να διασφαλίσετε ότι θα εισαχθούν μόνο συγκεκριμένοι τύποι δεδομένων, όπως αριθμοί, κείμενο, ημερομηνίες ή ώρες.

* Προσαρμοσμένη επικύρωση: Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τους τύπους για να δημιουργήσετε πιο σύνθετους κανόνες επικύρωσης, όπως ο έλεγχος εάν ένας αριθμός βρίσκεται εντός ενός συγκεκριμένου εύρους ή εάν μια συμβολοσειρά κειμένου ταιριάζει με ένα μοτίβο.

Οφέλη από την επικύρωση δεδομένων:

* Βελτιωμένη ποιότητα δεδομένων: Εξασφαλίζει ότι τα δεδομένα είναι ακριβή, συνεπή και ακολουθεί προκαθορισμένα πρότυπα.

* Μειωμένα σφάλματα: Αποτρέπει την εισαγωγή μη έγκυρων δεδομένων, ελαχιστοποιώντας τα λάθη και τα πιθανά ζητήματα.

* βελτιωμένη εμπειρία χρήστη: Καθαρίστε τα μηνύματα σφάλματος και οι προτροπές εισόδου καθοδηγούν τους χρήστες και διευκολύνετε την καταχώρηση δεδομένων.

* Εξορμμομς ανάλυση δεδομένων: Τα αξιόπιστα δεδομένα οδηγούν σε ακριβέστερη και σημαντική ανάλυση.

Παράδειγμα:

Φανταστείτε ότι έχετε ένα υπολογιστικό φύλλο για την παρακολούθηση των παραγγελιών πελατών. Θέλετε να διασφαλίσετε ότι οι ποσότητες παραγγελίας είναι πάντα θετικοί αριθμοί. Μπορείτε να ορίσετε την επικύρωση δεδομένων για να επιτρέψετε μόνο αριθμούς μεγαλύτερους από μηδέν. Αυτό θα εμποδίσει τους χρήστες να εισέλθουν τυχαία μηδενικές ή αρνητικές τιμές.

Πώς να χρησιμοποιήσετε την επικύρωση δεδομένων:

1. Επιλέξτε το κύτταρο ή το εύρος των κυττάρων που θέλετε να εφαρμόσετε επικύρωση.

2. Πηγαίνετε στα δεδομένα αυτί.

3. Στα εργαλεία δεδομένων ομάδα, κάντε κλικ στο επικύρωση δεδομένων .

4. Στις ρυθμίσεις καρτέλα, επιλέξτε τα κριτήρια επικύρωσης:

* Επιτρέψτε: Επιλέξτε τον τύπο των δεδομένων που θέλετε να επιτρέψετε (π.χ. ολόκληρος αριθμός, δεκαδική λίστα).

* Δεδομένα: Καθορίστε τις αποδεκτές τιμές ή τις περιοχές.

* αγνοήστε το κενό: Εάν θέλετε να επιτρέψετε κενά κύτταρα.

5. Στο μήνυμα εισόδου και Ειδοποίηση σφάλματος καρτέλες, προσαρμόστε μηνύματα για τους χρήστες.

6. Κάντε κλικ στο ok .

Χρησιμοποιώντας την επικύρωση δεδομένων, μπορείτε να δημιουργήσετε πιο αξιόπιστα και ακριβή υπολογιστικά φύλλα, να εξοικονομήσετε χρόνο και προσπάθεια μακροπρόθεσμα.