Τι είναι μια σελίδα τεκμηρίωσης στο Excel;

Δεν υπάρχει συγκεκριμένη λειτουργία στο Excel που ονομάζεται "σελίδα τεκμηρίωσης". Ωστόσο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Excel για να δημιουργήσετε μια σελίδα που χρησιμεύει ως τεκμηρίωση για το υπολογιστικό φύλλο σας. Αυτό μπορεί να γίνει με διάφορους τρόπους:

1. Αφιερωμένο φύλλο για τεκμηρίωση:

* Δημιουργήστε ένα ξεχωριστό φύλλο: Προσθέστε ένα νέο φύλλο στο βιβλίο εργασίας σας και ονομάστε κάτι σαν "τεκμηρίωση" ή "σημειώσεις".

* Χρησιμοποιήστε κύτταρα για να τεκμηριώσετε: Αυτό το φύλλο μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την παροχή:

* Πληροφορίες σχετικά με το υπολογιστικό φύλλο: Σκοπός, συγγραφέας, ημερομηνία δημιουργίας, έκδοση, πηγές δεδομένων κ.λπ.

* Επεξήγηση των τύπων: Διευκρινίστε τη λογική πίσω από τους συμπλέγματος που χρησιμοποιούνται στο υπολογιστικό φύλλο.

* παραδοχές: Καταγράψτε τυχόν υποθέσεις που έγιναν στους υπολογισμούς ή την ανάλυση δεδομένων.

* Σημειώσεις: Καταγράψτε τυχόν σημαντικές λεπτομέρειες ή υπενθυμίσεις που σχετίζονται με το υπολογιστικό φύλλο.

* Χρησιμοποιήστε τη μορφοποίηση: Μορφοποιήστε το φύλλο για καλύτερη αναγνωσιμότητα. Χρησιμοποιήστε διαφορετικά στυλ κυττάρων, επικεφαλίδες και σημεία σφαίρας για να οργανώσετε τις πληροφορίες.

2. Χρήση σχολίων:

* Προσθήκη σχολίων σε κύτταρα: Μπορείτε να προσθέσετε σχόλια σε μεμονωμένα κύτταρα μέσα στο υπολογιστικό φύλλο σας. Αυτός είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να παρέχετε γρήγορες εξηγήσεις ή σημειώσεις σχετικά με συγκεκριμένα σημεία δεδομένων ή τύπους.

* Χρησιμοποιήστε πλαίσια σχολίων: Τα πλαίσια σχολίων μπορούν να επεκταθούν για να περιέχουν πιο λεπτομερείς πληροφορίες. Αυτό είναι χρήσιμο για σύνθετους υπολογισμούς ή για την εξήγηση πηγών δεδομένων.

3. Χρησιμοποιώντας τις ονομασμένες σειρές:

* Καθορίστε το όνομα Ranges: Μπορείτε να δώσετε σημαντικά ονόματα σε κύτταρα ή κυτταρικές περιοχές στο υπολογιστικό φύλλο σας.

* Χρησιμοποιήστε ονόματα σε τύπους: Αυτό κάνει τους τύπους σας πιο εύκολο να κατανοηθούν και να διατηρηθούν.

* Έγγραφο που ονομάζεται Ranges: Στο "Manager Name" (Formulas> Διευθυντής Όνομα), μπορείτε να προσθέσετε περιγραφές σε κάθε εύρος που ονομάζεται. Αυτό βοηθά στην τεκμηρίωση του σκοπού και της σημασίας κάθε εύρους που ονομάζεται.

4. Χρήση επικύρωσης δεδομένων:

* Εφαρμογή επικύρωσης δεδομένων: Αυτό βοηθά να διασφαλίσετε την ακρίβεια και τη συνέπεια των δεδομένων στο υπολογιστικό φύλλο σας.

* Χρησιμοποιήστε μηνύματα επικύρωσης δεδομένων: Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μηνύματα για να παρέχετε σαφείς οδηγίες για τους χρήστες σχετικά με τον τρόπο σωστά την εισαγωγή δεδομένων.

5. Χρήση εξωτερικών συνδέσμων:

* σύνδεσμος με εξωτερική τεκμηρίωση: Εάν έχετε εκτεταμένη τεκμηρίωση εκτός του Excel, μπορείτε να συνδεθείτε με αυτό μέσα στο υπολογιστικό φύλλο σας. Αυτό διατηρεί όλες τις σχετικές πληροφορίες εύκολα προσβάσιμες.

Σημαντικές εκτιμήσεις:

* Κρατήστε ενημερωμένη τεκμηρίωση: Είναι απαραίτητο να ενημερώσετε την τεκμηρίωσή σας κάθε φορά που κάνετε αλλαγές στο υπολογιστικό φύλλο σας.

* Κάντε το προσβάσιμο: Χρησιμοποιήστε σαφή και συνοπτική γλώσσα και εξετάστε τη μορφοποίηση για αναγνωσιμότητα.

* Να είστε συγκεκριμένοι: Παρέχετε αρκετές λεπτομέρειες για να είναι χρήσιμες χωρίς να είστε υπερβολικά λερωμένοι.

Με την εφαρμογή αυτών των μεθόδων, μπορείτε να δημιουργήσετε ολοκληρωμένη τεκμηρίωση για το υπολογιστικό φύλλο του Excel, καθιστώντας το πιο κατανοητό και διατηρήσιμο.