Τι είναι η επικύρωση στο Microsoft Excel;

Η επικύρωση δεδομένων στο Microsoft Excel είναι ένα ισχυρό χαρακτηριστικό που σας επιτρέπει να ελέγχετε τον τύπο των δεδομένων που οι χρήστες μπορούν να εισέλθουν σε κύτταρα . Βοηθά να:

* Βεβαιωθείτε ότι η ακρίβεια δεδομένων: Με τον καθορισμό κανόνων για έγκυρα δεδομένα, μπορείτε να αποτρέψετε λανθασμένες ή ασυνεπείς καταχωρήσεις.

* Βελτίωση της ποιότητας των δεδομένων: Η επικύρωση δεδομένων βοηθά στη διατήρηση της ακεραιότητας και της αξιοπιστίας των υπολογιστικών φύλλων σας.

* Αύξηση της απόδοσης: Με τον περιορισμό της εισόδου του χρήστη, μπορείτε να εξορθολογίσετε την εισαγωγή δεδομένων και να μειώσετε τα σφάλματα.

* Βελτιώστε την εμπειρία χρήστη: Τα μηνύματα επικύρωσης μπορούν να καθοδηγήσουν τους χρήστες να εισάγουν σωστά τα δεδομένα.

Εδώ λειτουργεί η επικύρωση δεδομένων:

1. Καθορίστε τους κανόνες επικύρωσης: Ρυθμίζετε συγκεκριμένα κριτήρια για αποδεκτά δεδομένα σε ένα κελί, χρησιμοποιώντας μια ποικιλία επιλογών:

* Τύπος δεδομένων: Αριθμοί, κείμενο, ημερομηνίες, χρόνοι, λίστες, προσαρμοσμένοι τύποι.

* εύρος: Ελάχιστες και μέγιστες τιμές, συγκεκριμένες τιμές, συγκεκριμένες λίστες.

* Ειδικότητες σφάλματος: Τα μηνύματα που εμφανίζονται όταν εισάγονται μη έγκυρα δεδομένα.

* μηνύματα εισόδου: Συμβουλές που παρέχουν οδηγίες στον χρήστη.

2. Εφαρμογή επικύρωσης σε κύτταρα: Επιλέγετε τα κύτταρα όπου θέλετε να επιβάλλετε τους κανόνες και να εφαρμόσετε τις καθορισμένες ρυθμίσεις επικύρωσης.

3. Όταν ένας χρήστης επιχειρεί να εισάγει δεδομένα σε ένα επικυρωμένο κελί, το Excel ελέγχει εάν πληροί τους καθορισμένους κανόνες.

* έγκυρα δεδομένα: Τα δεδομένα είναι αποδεκτά.

* Μη έγκυρα δεδομένα: Εμφανίζεται ένα μήνυμα σφάλματος, εμποδίζοντας τον χρήστη να εισάγει την εσφαλμένη τιμή.

Παραδείγματα επικύρωσης δεδομένων:

* Αριθμός εύρους: Επιτρέποντας μόνο τιμές μεταξύ 1 και 100 σε μια συγκεκριμένη στήλη.

* Λίστα στοιχείων: Περιορισμός της εισροής σε μια προκαθορισμένη λίστα επιλογών, όπως "ναι" ή "όχι".

* Μορφή ημερομηνίας: Εξασφαλίζοντας ότι οι ημερομηνίες εισάγονται σε συγκεκριμένη μορφή, όπως "mm/dd/yyyy".

* Προσαρμοσμένος τύπος: Χρησιμοποιώντας έναν τύπο για την επικύρωση δεδομένων, όπως η διασφάλιση ότι ένας αριθμός είναι μεγαλύτερος από μια άλλη τιμή.

Οφέλη από την επικύρωση δεδομένων:

* Μειωμένα σφάλματα: Εξαλείφει τη δυνατότητα λανθασμένων καταχωρήσεων.

* Βελτιωμένη συνέπεια: Εξασφαλίζει την ομοιομορφία δεδομένων σε όλο το υπολογιστικό φύλλο σας.

* Απλοποιημένη ανάλυση: Κάνει την ανάλυση δεδομένων ακριβέστερη και αξιόπιστη.

* Ενισχυμένη συνεργασία: Παρέχει σαφείς οδηγίες για πολλούς χρήστες.

* εξοικονόμηση χρόνου: Εισαγωγή δεδομένων remlines και μειώνει την ανάγκη για τον καθαρισμό δεδομένων.

Η επικύρωση δεδομένων είναι ένα πολύτιμο εργαλείο για όσους χρησιμοποιούν το Excel για τη διαχείριση δεδομένων. Με την εφαρμογή του, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι τα υπολογιστικά φύλλα σας περιέχουν ακριβείς, συνεπείς και αξιόπιστες πληροφορίες.