Πώς μπορείτε να δημιουργήσετε την εγκυρότητα ενός βιβλίου εργασίας του Excel;

Είναι υπέροχο που σκέφτεστε να επικυρώσετε τα βιβλία εργασίας του Excel! Δεν υπάρχει ενιαίο "μαγικό κουμπί" για επικύρωση, αλλά εδώ είναι μια κατανομή των βασικών τεχνικών για να εξασφαλιστεί η ακρίβεια και η αξιοπιστία:

1. Επικύρωση δεδομένων:

* Σκοπός: Αποτρέπει την εισαγωγή εσφαλμένων δεδομένων.

* πώς:

* Χαρακτηριστικά επικύρωσης δεδομένων: Καρτέλα "Δεδομένα> Επικύρωση δεδομένων" Σας επιτρέπει να ορίσετε κανόνες:

* Τύποι δεδομένων: Αφήστε μόνο ολόκληρους αριθμούς, δεκαδικά ψηφία, ημερομηνίες, ώρες ή λίστες.

* εύρος: Περιορίστε τις καταχωρήσεις σε συγκεκριμένες αριθμητικές περιοχές (π.χ. 1-100).

* Λίστες αναπτυσσόμενων:​​ Αναγκάστε τους χρήστες να επιλέξουν από προκαθορισμένες επιλογές.

* Παράδειγμα: Σε μια στήλη για την "ηλικία", μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την επικύρωση δεδομένων για να εξασφαλίσετε μόνο αριθμούς μεταξύ 1 και 120.

2. Φόρμουλες και λειτουργίες:

* Σκοπός: Ελέγξτε για τη συνέπεια, τα σφάλματα και εκτελέστε με ακρίβεια τους υπολογισμούς.

* Τεχνικές:

* Έλεγχος σφαλμάτων: Χρησιμοποιήστε τις λειτουργίες όπως το `iferror 'για να χειριστείτε με χάρη τα πιθανά λάθη, εμποδίζοντας το σπάσιμο των τύπων σας.

* λογικές λειτουργίες: `If`, 'και',` ή `Βοηθήστε στη δημιουργία ελέγχων υπό όρους για την επικύρωση των σχέσεων μεταξύ των κυττάρων.

* Λειτουργίες αναζήτησης: `Vlookup`,` hlookup`, `index ',` match` Βεβαιωθείτε ότι τραβάτε δεδομένα από τις σωστές πηγές.

* Μαθηματικές και στατιστικές λειτουργίες: `Sum`,` `everyth ',` count', `max`,` min` είναι ζωτικής σημασίας για την επικύρωση των υπολογισμών.

* Παράδειγμα: Εάν έχετε μια στήλη "συνολικής τιμής" που υπολογίζεται από την "Ποσότητα" και "Τιμή Μονάδας", χρησιμοποιήστε έναν τύπο για να ελέγξετε ότι «συνολική τιμή =ποσότητα * Τιμή μονάδας».

3. Μορφοποίηση υπό όρους:

* Σκοπός: Επισημαίνονται οπτικά πιθανά ζητήματα, καθιστώντας τα εύκολο να εντοπιστούν.

* πώς:

* Κανόνες επισημάνσεως: Χρησιμοποιήστε την καρτέλα "Αρχική σελίδα> Μορφή υπό όρους για να εφαρμόσετε χρώματα με βάση:

* Διπλότυπες τιμές: Προσδιορίστε γρήγορα τα τυχαία αντίγραφα.

* Γραμμές δεδομένων/χρωματικές κλίμακες/σύνολα εικονιδίων: Οπτικοποιήστε τα πρότυπα δεδομένων και τις υπερβολές.

* Προσαρμοσμένοι τύποι: Δημιουργήστε κανόνες προσαρμοσμένους στις συγκεκριμένες ανάγκες σας.

* Παράδειγμα: Επισημάνετε τα κύτταρα σε μια στήλη "ημερομηνίας" που βρίσκονται στο μέλλον για να εντοπίσετε πιθανά σφάλματα εισόδου δεδομένων.

4. Εργαλεία ελέγχου δεδομένων:

* Σκοπός: Προχωρημένες λειτουργίες για την ανίχνευση των τύπων, τον εντοπισμό σφαλμάτων και την αξιολόγηση της λογικής του βιβλίου εργασίας.

* πού να βρείτε: Καρτέλα `Formulas> Έλεγχος τύπου '

* Προηγούμενα/εξαρτώμενα άτομα: Οραματίστε ποια κύτταρα τροφοδοτούνται ή επηρεάζονται από έναν τύπο.

* Έλεγχος σφαλμάτων: Σαρώσεις για κοινά σφάλματα όπως κυκλικές αναφορές, διαιρούμενες με μηδενικά σφάλματα κ.λπ.

* Αξιολογήστε τον τύπο: Βγείτε από έναν σύνθετο τύπο για να δείτε πώς υπολογίζεται.

5. Χειροκίνητη κριτική και δοκιμή:

* Σκοπός: Απαραίτητο για σύνθετα βιβλία εργασίας και επικύρωση λογικής.

* πώς:

* Έλεγχοι σημείων: Επαληθεύστε με μη αυτόματο τρόπο τους υπολογισμούς και τα δεδομένα σε ένα δείγμα κυττάρων.

* Δοκιμή περιπτώσεων άκρων: Εισαγάγετε ακραίες ή ασυνήθιστες τιμές για να δείτε πώς χειρίζεται το βιβλίο εργασίας τους.

* Ανασκόπηση από ομοτίμους: Ζητήστε από ένα άλλο άτομο να αναθεωρήσει την εργασία σας, ειδικά αν είναι κρίσιμη.

6. Εξωτερική επικύρωση (για προηγμένους χρήστες):

* Σκοπός: Για βιβλία εργασίας κρίσιμης σημασίας για την αποστολή, εξετάστε πιο ισχυρή επικύρωση.

* Επιλογές:

* VBA (Visual Basic for Applications): Γράψτε προσαρμοσμένες μακροεντολές για σύνθετους κανόνες επικύρωσης και αυτοματοποιημένους ελέγχους.

* Εξωτερικά εργαλεία: Εξερευνήστε το εξειδικευμένο λογισμικό ελέγχου και επικύρωσης του Excel.

Βασικές αρχές:

* Τεκμηρίωση της εργασίας σας: Σαφώς επισημάνετε και εξηγήστε τους κανόνες επικύρωσης, τους τύπους και τις υποθέσεις σας.

* Κανονικά αντίγραφα ασφαλείας: Δημιουργήστε αντίγραφα του βιβλίου εργασίας σας πριν κάνετε σημαντικές αλλαγές.

* Έλεγχος έκδοσης: Χρησιμοποιήστε ένα σύστημα για να παρακολουθείτε τις αλλαγές και να επανέλθετε σε προηγούμενες εκδόσεις, αν χρειαστεί.

Θυμηθείτε, η καλύτερη προσέγγιση της επικύρωσης εξαρτάται από την πολυπλοκότητα και τη σημασία του βιβλίου εργασίας του Excel. Ξεκινήστε με τις βασικές αρχές και ενσωματώστε σταδιακά πιο προηγμένες τεχνικές όπως απαιτείται!