Τι σημαίνει αποθήκευση στο Microsoft excel;

Η δυνατότητα "Αποθήκευση" στο Microsoft Excel επιτρέπει στους χρήστες να αποθηκεύουν τα υπολογιστικά φύλλα που έχουν δημιουργήσει ή επεξεργασθούν στον υπολογιστή τους ή σε μια καθορισμένη θέση αποθήκευσης. Όταν κάνετε κλικ στο "Αποθήκευση", το Excel δημιουργεί ένα νέο αρχείο ή αντικαθιστά το υπάρχον αρχείο (αν έχει το ίδιο όνομα) με την τρέχουσα κατάσταση του υπολογιστικού φύλλου. Ακολουθεί μια λεπτομερής εξήγηση του τι συμβαίνει όταν αποθηκεύετε ένα αρχείο Excel:

1. Όνομα αρχείου:Όταν αποθηκεύετε για πρώτη φορά ή χρησιμοποιείτε νέο όνομα αρχείου, το Excel σας ζητά να εισαγάγετε ένα όνομα για το αρχείο. Αυτό το όνομα θα χρησιμοποιηθεί για την αναγνώριση και τον εντοπισμό του αρχείου στον υπολογιστή σας.

2. Μορφή αρχείου:Το Excel παρέχει πολλές μορφές αρχείων κατά την αποθήκευση ενός βιβλίου εργασίας. Η προεπιλεγμένη μορφή αρχείου είναι η μορφή Excel Workbook (.xlsx), που παρουσιάστηκε με το Microsoft Office 2007. Οι παλαιότερες εκδόσεις του Excel χρησιμοποιούσαν τη μορφή .xls, η οποία εξακολουθεί να είναι συμβατή με το Excel. Άλλες μορφές περιλαμβάνουν Βιβλίο εργασίας με δυνατότητα Macro-Enabled Excel (.xlsm), Excel Binary Workbook (.xlsb) και άλλες, ανάλογα με την έκδοση του Excel.

3. Θέση αρχείου:Θα πρέπει να καθορίσετε πού θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο Excel. Από προεπιλογή, το Excel ανοίγει το παράθυρο διαλόγου "Αποθήκευση ως", το οποίο εμφανίζει τους πρόσφατους και συχνά χρησιμοποιούμενους φακέλους σας. Μπορείτε να περιηγηθείτε σε οποιονδήποτε φάκελο στον υπολογιστή ή στο δίκτυό σας για να αποθηκεύσετε το αρχείο.

4. Αντικατάσταση υπαρχόντων αρχείων:Εάν το όνομα αρχείου που καθορίσατε υπάρχει ήδη, το Excel θα σας ζητήσει να επιβεβαιώσετε εάν θέλετε να αντικαταστήσετε το υπάρχον αρχείο. Επιλέγοντας "Αποθήκευση" θα αντικατασταθεί το υπάρχον αρχείο και οι αλλαγές που έγιναν στην τρέχουσα περίοδο λειτουργίας θα αποθηκευτούν.

5. Συντόμευση γρήγορης αποθήκευσης:Στο Excel, ο συνδυασμός πλήκτρων συντόμευσης για την αποθήκευση ενός αρχείου είναι "Ctrl+S". Αυτό σας επιτρέπει να αποθηκεύετε γρήγορα την εργασία σας χωρίς να περάσετε από τα παράθυρα διαλόγου "Αποθήκευση" ή "Αποθήκευση ως".

6. Εκδόσεις και αυτόματη αποθήκευση:Στις πρόσφατες εκδόσεις του Excel, ενδέχεται να έχετε την επιλογή να ενεργοποιήσετε την Αυτόματη αποθήκευση, η οποία αποθηκεύει περιοδικά το βιβλίο εργασίας σας αυτόματα καθώς εργάζεστε σε αυτό. Επιπλέον, το Excel παρακολουθεί διαφορετικές εκδόσεις του αποθηκευμένου βιβλίου εργασίας, επιτρέποντάς σας να επαναφέρετε τις προηγούμενες εκδόσεις εάν χρειάζεται.

7. Συμβατότητα αρχείων:Κατά την αποθήκευση ενός βιβλίου εργασίας σε μορφή διαφορετική από την προεπιλεγμένη μορφή .xlsx, ενδέχεται να αντιμετωπίσετε προβλήματα συμβατότητας με παλαιότερες εκδόσεις του Excel ή άλλου λογισμικού. Να λαμβάνετε πάντα υπόψη τις απαιτήσεις συμβατότητας των παραληπτών πριν το αποθηκεύσετε σε διαφορετική μορφή αρχείου.

Χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα "Αποθήκευση", διασφαλίζετε ότι οι αλλαγές που έγιναν στο υπολογιστικό φύλλο Excel διατηρούνται και αποθηκεύονται στον υπολογιστή σας ή στην καθορισμένη θέση αποθήκευσης. Αυτό σας δίνει τη δυνατότητα να αποκτήσετε πρόσβαση και να ανοίξετε ξανά το υπολογιστικό φύλλο αργότερα ή να το μοιραστείτε με άλλους.