Πώς χρησιμοποιείτε τη συγχώνευση αλληλογραφίας με το Word και το Excel;

Η χρήση της συγχώνευσης αλληλογραφίας με το Word και το Excel περιλαμβάνει το συνδυασμό δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel με ένα έγγραφο του Word για τη δημιουργία εξατομικευμένων επιστολών, μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή άλλων τύπων εγγράφων. Ακολουθούν τα βήματα για να εκτελέσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας στο Microsoft Word χρησιμοποιώντας μια προέλευση δεδομένων Excel:

Βήμα 1:Προετοιμάστε την προέλευση δεδομένων του Excel:

1. Ανοίξτε το αρχείο Excel που περιέχει τα δεδομένα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για τη συγχώνευση αλληλογραφίας.

2. Βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα είναι οργανωμένα σε μορφή πίνακα, με κάθε σειρά να αντιπροσωπεύει έναν μόνο παραλήπτη.

3. Κάθε στήλη στον πίνακα πρέπει να περιέχει μια συγκεκριμένη πληροφορία, όπως όνομα, διεύθυνση, πόλη, πολιτεία, email κ.λπ.

4. Αποθηκεύστε το αρχείο Excel.

Βήμα 2:Δημιουργήστε το έγγραφο του Word:

1. Ανοίξτε το Microsoft Word.

2. Κάντε κλικ στην καρτέλα "Αλληλογραφία" στην κορδέλα.

3. Στην ομάδα "Start Mail Merge", επιλέξτε "Start Mail Merge" και μετά επιλέξτε "Letters".

Βήμα 3:Επιλέξτε Παραλήπτες:

1. Κάντε κλικ στο κουμπί "Επιλογή παραληπτών" στην ομάδα "Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας".

2. Επιλέξτε "Χρήση υπάρχουσας λίστας".

3. Περιηγηθείτε στη θέση του αρχείου προέλευσης δεδομένων Excel και επιλέξτε το.

4. Κάντε κλικ στο κουμπί "Άνοιγμα".

Βήμα 4:Εισαγάγετε πεδία συγχώνευσης:

1. Τοποθετήστε τον κέρσορα στο έγγραφο του Word όπου θέλετε να εισαγάγετε τα δεδομένα από το υπολογιστικό φύλλο του Excel.

2. Κάντε κλικ στο κουμπί "Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης" στην ομάδα "Εγγραφή &Εισαγωγή πεδίων".

3. Επιλέξτε το πεδίο συγχώνευσης που αντιστοιχεί στα δεδομένα που θέλετε να εισαγάγετε (π.χ. Όνομα, Επώνυμο, Πόλη κ.λπ.).

4. Επαναλάβετε αυτό το βήμα για κάθε πεδίο δεδομένων που θέλετε να συμπεριλάβετε στο έγγραφο.

Βήμα 5:Προεπισκόπηση και συγχώνευση:

1. Για να κάνετε προεπισκόπηση της εμφάνισης του συγχωνευμένου εγγράφου, κάντε κλικ στο κουμπί "Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων" στην ομάδα "Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων".

2. Μπορείτε να πλοηγηθείτε στα συγχωνευμένα έγγραφα χρησιμοποιώντας τα κουμπιά βέλους.

3. Όταν είστε ικανοποιημένοι με την προεπισκόπηση, κάντε κλικ στο κουμπί "Τέλος &Συγχώνευση".

4. Επιλέξτε "Συγχώνευση σε νέο έγγραφο" για να δημιουργήσετε ένα νέο έγγραφο με τα συγχωνευμένα δεδομένα ή επιλέξτε "Συγχώνευση σε υπάρχον έγγραφο" για να συγχωνεύσετε τα δεδομένα σε ένα υπάρχον έγγραφο.

Ακολουθώντας αυτά τα βήματα, μπορείτε να εκτελέσετε εύκολα τη συγχώνευση αλληλογραφίας στο Microsoft Word χρησιμοποιώντας δεδομένα από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel, επιτρέποντάς σας να δημιουργείτε εξατομικευμένα έγγραφα αποτελεσματικά.