Τι είναι τα εξωτερικά δεδομένα στο Excel;

Εξωτερικά δεδομένα στο Microsoft Excel αναφέρεται σε δεδομένα που εισάγονται από πηγές εκτός του βιβλίου εργασίας του Excel. Αυτές οι πηγές μπορεί να είναι διάφοροι τύποι αρχείων, βάσεις δεδομένων, ιστοσελίδες ή οποιαδήποτε άλλη πλατφόρμα ικανή να αποθηκεύει και να μοιράζεται πληροφορίες. Χρησιμοποιώντας εξωτερικά δεδομένα, οι χρήστες μπορούν να ενσωματώσουν περιεκτικές και δυναμικές πληροφορίες στα υπολογιστικά φύλλα τους, επεκτείνοντας τις λειτουργίες και την ευελιξία του Excel.

Παραδείγματα εξωτερικών πηγών δεδομένων που χρησιμοποιούνται συνήθως με το Excel περιλαμβάνουν:

Αρχεία κειμένου: Μπορούν να εισαχθούν εξωτερικά δεδομένα από αρχεία κειμένου, όπως αρχεία .CSV (τιμές διαχωρισμένες με κόμμα) και .TXT (απλό κείμενο). Κάθε σειρά σε αυτά τα αρχεία αντιπροσωπεύει μια εγγραφή και οι στήλες χωρίζονται με προκαθορισμένους οριοθέτες όπως κόμματα ή καρτέλες.

Αρχεία Excel: Οι χρήστες μπορούν να συνδέσουν ή να εισάγουν δεδομένα από άλλα βιβλία εργασίας του Excel. Τα συνδεδεμένα δεδομένα ενημερώνονται αυτόματα όταν τροποποιείται το αρχείο προέλευσης, ενώ τα εισαγόμενα δεδομένα ενσωματώνονται μόνιμα στο αρχείο Excel.

Βάσεις δεδομένων: Το Excel επιτρέπει στους χρήστες να συνδέονται σε εξωτερικές βάσεις δεδομένων όπως η Microsoft Access, η MySQL και η Oracle. Αφού δημιουργηθούν, είναι δυνατή η πρόσβαση σε διάφορους πίνακες βάσης δεδομένων και η εμφάνιση τους ως υπολογιστικά φύλλα στο Excel.

Ιστοσελίδες: Ζωντανά δεδομένα ή πληροφορίες μπορούν να εισαχθούν από διευθύνσεις URL ιστότοπου. Τα δεδομένα που εξάγονται από ιστοσελίδες χρησιμοποιώντας συγκεκριμένες ετικέτες είναι γνωστά ως απόξεση ιστού ή απόξεση δεδομένων ιστού.

Τα εξωτερικά δεδομένα είναι ιδιαίτερα χρήσιμα για:

- Πρόσβαση σε ενημερωμένες πληροφορίες όταν συνδέεται με ζωντανές πηγές δεδομένων (όπως βάσεις δεδομένων ή υπηρεσίες που βασίζονται στον ιστό).

- Ενοποίηση δεδομένων από διαφορετικές πηγές σε ένα ενιαίο αρχείο Excel για ολοκληρωμένη ανάλυση και αναφορά.

- Αυτοματοποίηση των διαδικασιών αναφοράς με τακτική σύνδεση και ανανέωση εξωτερικών δεδομένων.

- Συνεργασία με άλλους όταν οι χρήστες μπορούν να προβάλλουν και να έχουν πρόσβαση σε εξωτερικά δεδομένα.