Τι είναι ένα μήνυμα αυτόματης απάντησης;

Ένα μήνυμα αυτόματης απάντησης, γνωστό και ως "εκτός γραφείου" ή "απάντηση διακοπών", είναι μια προ-γραμμένη απάντηση μέσω email που αποστέλλεται αυτόματα σε οποιονδήποτε σας στέλνει ένα email ενώ λείπετε από το γραφείο ή δεν είναι διαθέσιμος στο απαντήστε σε email. Ο σκοπός ενός μηνύματος αυτόματης απάντησης είναι να ενημερώσει τους αποστολείς ότι δεν μπορείτε επί του παρόντος να απαντήσετε στα email τους και να τους παράσχετε πληροφορίες σχετικά με το πότε περιμένετε να επιστρέψετε και πώς μπορούν να επικοινωνήσουν μαζί σας σε περίπτωση επείγοντος θέματος.

Ακολουθούν ορισμένα κοινά στοιχεία που περιλαμβάνονται σε ένα μήνυμα αυτόματης απάντησης :

1. Θέμα :Η γραμμή θέματος πρέπει να υποδεικνύει ξεκάθαρα ότι πρόκειται για αυτόματη απάντηση, όπως "Εκτός γραφείου" ή "Απάντηση διακοπών".

2. Χαιρετισμός :Ξεκινήστε το email με έναν φιλικό χαιρετισμό, όπως "Γεια" ή "Σας ευχαριστούμε για το email σας".

3. Επεξήγηση :Εξηγήστε εν συντομία γιατί δεν μπορείτε να απαντήσετε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αυτή τη στιγμή, όπως να είστε εκτός γραφείου, σε διακοπές ή να παρακολουθήσετε ένα συνέδριο.

4. Ημερομηνία επιστροφής :Δώστε μια εκτιμώμενη ημερομηνία ή ώρα που περιμένετε να επιστρέψετε στην εργασία σας ή να είστε διαθέσιμοι να απαντήσετε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

5. Στοιχεία επικοινωνίας :Συμπεριλάβετε εναλλακτικά στοιχεία επικοινωνίας για επείγοντα θέματα, όπως ένα προσωρινό άτομο επικοινωνίας ή έναν αριθμό τηλεφώνου όπου μπορούν να επικοινωνήσουν μαζί σας.

6. Σας ευχαριστώ :Εκφράστε ευγνωμοσύνη στον αποστολέα για την κατανόησή του και για την επικοινωνία μαζί σας.

7. Υπογραφή :Συμπεριλάβετε το όνομα, τον τίτλο εργασίας και τα στοιχεία της εταιρείας σας, μαζί με τυχόν σχετικά στοιχεία επικοινωνίας.

Παράδειγμα ενός μηνύματος αυτόματης απάντησης :

Θέμα :Εκτός γραφείου

Γειά σου,

Σας ευχαριστούμε που επικοινωνήσατε με το [Your Name] στο [Company Name]. Δυστυχώς, αυτή τη στιγμή είμαι εκτός γραφείου και δεν μπορώ να απαντήσω στο email σας αυτήν τη στιγμή. Θα επιστρέψω στο γραφείο στις [Ημερομηνία Επιστροφής] και θα επικοινωνήσω μαζί σας το συντομότερο δυνατό μετά την επιστροφή μου.

Εν τω μεταξύ, εάν το θέμα σας είναι επείγον, επικοινωνήστε με το [Alternative Contact Name] στο [Contact Email Address] ή [Contact Phone Number].

Εκτιμώ την κατανόησή σας και ανυπομονώ να στείλω το email σας κατά την επιστροφή μου.

Με εκτίμηση,

[Το όνομά σας]

[Τίτλος εργασίας]

[Όνομα εταιρείας]