Πώς να οργανώσει Email σας για να εξοικονομήσετε χρόνο

Είναι εύκολο να χαθεί λίγο από τον πολύτιμο χρόνο σας συνεχώς τον έλεγχο των emails . Αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί επίσης να διαρκέσει περισσότερο από το χρόνο σας από ό, τι είναι απαραίτητο . Υπάρχουν κάποια οργάνωση και τη διαχείριση του χρόνου συμβουλές και συντομεύσεις που μπορείτε να κάνετε για να εξοικονομήσετε χρόνο σας, όταν εργάζεστε με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο . Τα πράγματα που θα χρειαστείτε
Υπολογιστών
παροχής υπηρεσιών Internet
Email εφαρμογή στον υπολογιστή ή LAN Ξενοδοχεία κοντά Εμφάνιση Περισσότερες οδηγίες
Η 1

Να θυμάστε ότι δεν χρειάζεται να διαβάσει κάθε e-mail μόλις μπαίνει για τους περισσότερους ανθρώπους τον έλεγχο των επιχειρήσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να γίνει τρεις φορές κατά τη διάρκεια της ημέρας : όταν έρχεται σε κατά την έναρξη της βάρδιας , πριν ή μετά το γεύμα , και πριν φύγετε από την εργασία για την ημέρα . Ο παλιός κανόνας της διαχείρισης του χρόνου για να απαντά στις έρευνες ήταν μέσα σε 24 ώρες , ωστόσο, με τις τεχνολογικές προόδους και σήμερα , μέχρι το τέλος της εργάσιμης ημέρας ή κάθε βάρδια είναι μια καλύτερη πρακτική . 2

Δεν πρέπει να αφήσουμε τα εισερχόμενά σας πάρετε πάρα πολύ πλήρης εκκαθάριση ή έξω μπορεί να σας πάρει πάρα πολύ χρόνο στο μέλλον . Πώς μπορείτε να κρατήσετε τα εισερχόμενα σαφής; Αν το e-mail απαιτεί μια απάντηση , μην κρατήσει τους ανθρώπους που περιμένουν πάρα πολύ καιρό για μια απάντηση. Εάν δεν απαιτεί μια απάντηση αποφασίσει αν πρέπει να κρατήσει το e-mail ή σκουπίδια αμέσως . Καθαρίστε τα εισερχόμενά σας σε τακτά χρονικά διαστήματα , στο τέλος της κάθε ημέρας . Αν δεν έχετε ένα αυτόματο χρονικό set-up για το άδειασμα του φακέλου σκουπίδια σας , μπορείτε να θελήσετε να αδειάσει στο τέλος της κάθε ημέρας, καθώς και .
Εικόνων 3

Αν βρείτε τον εαυτό σας μαζική αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια συγκεκριμένη ομάδα ή η ομάδα των ανθρώπων που συχνά , μετά βάλτε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους μαζί με ένα αναγνωριστικό ομάδας να κάνουν συμπληρώνοντας το πεδίο "Προς" για τα εξερχόμενα μηνύματα ταχύτερη και ευκολότερη .
Η 4

Κάντε φακέλους για αρχειοθέτηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να κρατήσετε για μελλοντική αναφορά . Έχοντας φακέλους που δημιουργήθηκαν για κάθε έργο ή ομάδα που ασχολούνται με το καθιστά εύκολο να ανακτήσετε γρήγορα σημαντικές ανακοινώσεις και τα διαβιβάζει , εάν είναι απαραίτητο . Είναι επίσης εύκολο να καταργήσετε γρήγορα όλα αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου , όταν ολοκληρωθεί το έργο ή η ομάδα διαλύεται από απλά διαγράφοντας το φάκελο . Μερικά εργαλεία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ακόμη και σας επιτρέπουν να έχετε e-mail από συγκεκριμένες άνθρωποι πηγαίνουν κατευθείαν στο φάκελο ώστε να μπορείτε απλά να ελέγξετε για τα στοιχεία σε αυτόν το φάκελο κατά τη διάρκεια φορές που έχετε ορίσει για να εργαστούν σε ένα συγκεκριμένο έργο
5

όχι μόνο . μπορεί να σας δημιουργήσει φακέλους , αλλά τα περισσότερα εργαλεία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας επιτρέπουν να φιλτράρετε το email σας σε ένα συγκεκριμένο φακέλους με βάση το θέμα ή τον αποστολέα . Για παράδειγμα, αν δείτε ότι μπορείτε να πάρετε πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τις λέξεις " χάπι " ή "φαρμακείο " στον τίτλο και δεν έχετε τίποτα να κάνει με τα φάρμακα δι 'αλληλογραφίας , μπορείτε να φιλτράρετε τα μηνύματα απευθείας σε ένα καθορισμένο φάκελο σαν σκουπίδια ή spam . Εάν το εργαλείο email σας φιλτράρει αυτόματα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα φάκελο spam ή junk , δεν μαθαίνουν να φοβάται να πετάξει τα μηνύματα στο καλάθι των αχρήστων /ανακύκλωσης από προεξοφλείται το φάκελο χωρίς να ελέγξει πρώτα το περιεχόμενό της .
Η 6

Αν μην απαντήσετε ένα email την ημέρα που διαβάζεται επειδή απαιτεί έντονη σκέψη ότι επί του παρόντος δεν έχουν χρόνο για να δώσει , χρησιμοποιήστε την υπενθύμιση ή δυνατότητα ανάδευσης σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τις προθεσμίες , έτσι ώστε να μην ξεχάσετε να απαντήσει . Αν το μήνυμα δεν σημαίνει μια ημερομηνία λήξης , ζητούν είτε είναι προληπτικά ευγενικό και αφήστε τον αποστολέα γνωρίζουν πότε θα περίμενε κανείς μια καλά εμπεριστατωμένη απάντηση . Αν δεν έχετε τη δυνατότητα υπενθύμισης σε εργαλείο e-mail σας , το βάλετε σε σας για να κάνουμε λίστα ή το ημερολόγιο με ένα σημείωμα από την ημερομηνία οφειλής , ημερομηνία της αρχικής αίτησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου , και το όνομα του αποστολέα .
Η 7

Τέλος , να έχετε κατά νου ότι η χρήση κατάλληλη εθιμοτυπία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να πάρει λίγο περισσότερο χρόνο για σας εκ των προτέρων κατά τη σύνταξη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου , αλλά μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο και σύγχυση αργότερα . Έτσι, όταν στέλνω μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου , βεβαιωθείτε ότι έχετε ακολουθήσει τους επαγγελματικούς κανόνες εθιμοτυπία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου .
Η
εικόνων