Πώς μπορεί κανείς να δημιουργήσει μια ροή εργασίας στο SharePoint;

Δημιουργία ροής εργασίας στο SharePoint

Ακολουθεί ένας ολοκληρωμένος οδηγός για τη δημιουργία ροών εργασίας στο SharePoint:

1. Επιλέξτε τον τύπο ροής εργασίας σας:

* Ροές εργασίας του SharePoint Designer: Αυτές είναι οι κλασικές ροές εργασίας που δημιουργήθηκαν χρησιμοποιώντας το SharePoint Designer. Είναι ισχυροί και προσφέρουν μεγάλη ευελιξία, αλλά απαιτούν γνώση του σχεδιαστή του SharePoint.

* Ενσωματωμένες ροές εργασίας: Αυτές είναι σύγχρονες ροές εργασίας που βασίζονται στην πλατφόρμα Automate Power Automate. Είναι βασισμένα σε σύννεφο, προσφέρουν ένα φιλικό προς το χρήστη διεπαφή και ενσωματώνονται με ένα ευρύ φάσμα υπηρεσιών.

2. Πρόσβαση στη διεπαφή δημιουργίας ροής εργασίας:

* Σχεδιαστής SharePoint: Ανοίξτε τον σχεδιαστή SharePoint και επιλέξτε την καρτέλα "Ροές εργασίας". Κάντε κλικ στην επιλογή "Δημιουργία" για να ξεκινήσετε μια νέα ροή εργασίας.

* automate ρεύματος:

* από το SharePoint: Μεταβείτε στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη όπου θέλετε να δημιουργήσετε μια ροή εργασίας. Μεταβείτε στην καρτέλα "Automate" και κάντε κλικ στο "Power Automate".

* από την ρεύματα Automate: Συνδεθείτε στο Power Automate και επιλέξτε "Δημιουργία" -> "Αυτοματοποιημένη ροή σύννεφων".

3. Ορίστε σκανδάλη ροής εργασίας και ενέργειες:

* σκανδάλη: Αυτό είναι το γεγονός που ξεκινά τη ροή εργασίας. Παραδείγματα περιλαμβάνουν:

* Δημιουργία στοιχείου: Όταν ένα νέο στοιχείο προστίθεται σε μια λίστα.

* Ενημέρωση στοιχείου: Όταν τροποποιηθεί ένα στοιχείο.

* Έγκριση στοιχείου: Όταν ένα στοιχείο χρειάζεται έγκριση.

* χρονοδιακόπτης: Εκτελέστε τη ροή εργασίας σε ένα πρόγραμμα.

* Ενέργειες: Αυτά είναι τα βήματα που εκτελεί η ροή εργασίας αφού ενεργοποιηθεί. Παραδείγματα περιλαμβάνουν:

* Αποστολή email: Αποστολή ειδοποιήσεων στους χρήστες.

* Ενημέρωση στοιχείου: Τροποποιήστε τα πεδία στοιχείων.

* Εγκρίνετε/απόρριψη: Αίτηση έγκρισης για ένα στοιχείο.

* Ξεκινήστε μια άλλη ροή εργασίας: Ενεργοποιήστε μια άλλη ροή εργασίας.

* Προσαρμοσμένη δράση: Εκτελέστε προσαρμοσμένες ενέργειες χρησιμοποιώντας τον κωδικό.

4. Ρυθμίσεις ροής εργασίας:

* Δικαιώματα: Ορίστε ποιος μπορεί να ξεκινήσει και να διαχειριστεί τη ροή εργασίας.

* Επιλογές εκκίνησης: Ορίστε πώς πρέπει να ξεκινήσει η ροή εργασίας (χειροκίνητα, αυτόματα, κλπ.).

* Στάδια ροής εργασίας: Διαχωρίστε τη ροή εργασίας σε στάδια για καλύτερη οργάνωση.

* Διαδικασία έγκρισης: Διαμορφώστε τη διαδικασία έγκρισης εάν χρειαστεί.

5. Δοκιμάστε και αναπτύξτε τη ροή εργασίας:

* Δοκιμές: Δοκιμάστε διεξοδικά τη ροή εργασίας για να διασφαλίσετε ότι λειτουργεί όπως αναμένεται.

* Ανάπτυξη: Δημοσιεύστε τη ροή εργασίας για να γίνει προσβάσιμη στους χρήστες.

Παραδείγματα σεναρίων ροής εργασίας:

* Διαδικασία έγκρισης εγγράφων: Τα έγγραφα διαδρομής μέσω μιας αλυσίδας εγκρίνων πριν οριστικοποιηθούν.

* Σύστημα αιτήματος αφήγησης: Διαδικασίες Αίεσης, Ειδοποιήστε αυτόματα τους διαχειριστές και ενημερώστε τα ημερολόγια των εργαζομένων.

* Νέος υπάλληλος επιβίβαση: Αυτοματοποιήστε τις εργασίες όπως η εκχώρηση δικαιωμάτων πρόσβασης και η αποστολή ηλεκτρονικών μηνυμάτων καλωσορίσματος.

* Σύστημα εισιτηρίων εξυπηρέτησης πελατών: Παρακολουθήστε τα ζητήματα πελατών, αναθέστε τα για να υποστηρίξετε τους πράκτορες και την κατάστασή σας.

Συμβουλές για τη δημιουργία αποτελεσματικών ροών εργασίας:

* Κρατήστε τις ροές εργασίας συνοπτικά και επικεντρώνεται σε συγκεκριμένες εργασίες.

* Χρησιμοποιήστε σαφή και περιγραφικά ονόματα και ενέργειες ροής εργασίας.

* Εγγραφή στα βήματα και τον σκοπό της ροής εργασίας για μελλοντική αναφορά.

* Δοκιμάστε διεξοδικά πριν από την ανάπτυξη για να αποφύγετε σφάλματα.

Βασικές διαφορές μεταξύ του σχεδιαστή και της ενεργειακής αυτοματοποίησης ροές εργασίας:

| Χαρακτηριστικό | Σχεδιαστής SharePoint | ΑΥΤΟΚΙΝΗΤΟ |

| --- | --- | --- |

| Διεπαφή | Οπτικός σχεδιαστής | Διεπαφή μέσω διαδικτύου |

| Λειτουργικότητα | Κλασικές ροές εργασίας με περιορισμένη ολοκλήρωση | Σύγχρονες ροές εργασίας με εκτεταμένη ενσωμάτωση

| Συντήρηση | Απαιτεί τεχνικές δεξιότητες Ευκολότερη συντήρηση και ενημέρωση |

| Επιμελητικότητα | Λιγότερο κλιμακωτά | Πιο κλιμακωτό και ευέλικτο |

| Τιμολόγηση | Περιλαμβάνεται στο SharePoint | Απαιτεί άδεια Automate Power |

Επιλέγοντας το σωστό εργαλείο ροής εργασίας:

* Σχεδιαστής SharePoint: Επιλέξτε εάν χρειάζεστε ισχυρές και προσαρμόσιμες ροές εργασίας με βαθιά ενσωμάτωση του SharePoint.

* automate ρεύματος: Επιλέξτε εάν χρειάζεστε σύγχρονες, φιλικές προς το χρήστη ροές εργασίας με ενσωμάτωση με διάφορες υπηρεσίες και περιβάλλον με βάση το σύννεφο.

Με την κατανόηση της διαδικασίας δημιουργίας ροής εργασίας, την επιλογή του σωστού εργαλείου και τις βέλτιστες πρακτικές, μπορείτε να δημιουργήσετε αποτελεσματικές ροές εργασίας που αυτοματοποιούν τις διαδικασίες, να βελτιώσετε την αποτελεσματικότητα και να εξορθολογίσετε τις λειτουργίες στο SharePoint.