Πώς να κάνετε κοινή χρήση με εξωτερικούς χρήστες στο SharePoint

Για να μοιραστείτε ένα αρχείο ή φάκελο του SharePoint με εξωτερικούς (επισκέπτες) χρήστες:

Σημείωση: Μόνο οι χρήστες με δικαιώματα κατόχου ιστότοπου μπορούν να κάνουν κοινή χρήση με εξωτερικούς χρήστες.

1. Μεταβείτε στο Αρχείο ή στο φάκελο :

- Μεταβείτε στην τοποθεσία του SharePoint ή στη βιβλιοθήκη εγγράφων όπου βρίσκεται το αρχείο ή ο φάκελος.

2. Επιλέξτε Αρχείο ή Φάκελο :

- Κάντε κλικ στο όνομα του αρχείου ή του φακέλου για να το επιλέξετε.

3. Κάντε κλικ στο κουμπί Κοινή χρήση :

- Στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης, κάντε κλικ στο κουμπί "Κοινή χρήση".

4. Προσθήκη εξωτερικού χρήστη :

- Στο πεδίο "Πρόσκληση ατόμων", ξεκινήστε να πληκτρολογείτε τη διεύθυνση email του εξωτερικού χρήστη με τον οποίο θέλετε να κάνετε κοινή χρήση.

5. Επιλέξτε "Σύνδεσμος επισκέπτη (Δυνατότητα επεξεργασίας)" :

- Από την αναπτυσσόμενη λίστα, επιλέξτε την επιλογή "Σύνδεσμος επισκέπτη (Δυνατότητα επεξεργασίας)." Αυτό θα επιτρέψει στον εξωτερικό χρήστη να επεξεργαστεί το αρχείο ή το φάκελο.

6. Προσθήκη μηνύματος (Προαιρετικό) :

- Μπορείτε να προσθέσετε ένα προαιρετικό μήνυμα στην ενότητα "Προσθήκη μηνύματος εδώ..." για να παρέχετε πρόσθετο πλαίσιο.

7. Κάντε κλικ στην επιλογή "Αποστολή" :

- Κάντε κλικ στο κουμπί "Αποστολή" για να μοιραστείτε το αρχείο ή το φάκελο με τον εξωτερικό χρήστη.

8. Ελέγξτε το email του εξωτερικού χρήστη :

- Ο εξωτερικός χρήστης θα λάβει μια πρόσκληση μέσω email με έναν σύνδεσμο για πρόσβαση στο κοινόχρηστο αρχείο ή φάκελο.

Σημείωση :Οι εξωτερικοί χρήστες μπορεί να χρειαστεί να δημιουργήσουν έναν λογαριασμό Microsoft (MSA) για πρόσβαση στο κοινόχρηστο περιεχόμενο, εάν δεν έχουν ήδη.

Η κοινή χρήση με εξωτερικούς χρήστες επιτρέπει επίσης τη συνεργασία και επιτρέπει σε εξωτερικούς χρήστες να επεξεργάζονται και να συνεισφέρουν σε αρχεία και φακέλους. Ωστόσο, είναι σημαντικό να λαμβάνετε υπόψη τις πολιτικές ασφαλείας του οργανισμού όταν επιτρέπεται η εξωτερική πρόσβαση.