Πώς ετοιμάζετε το κουπόνι τήρησης βιβλίων;

Αυτό περιλαμβάνει το έγγραφο προέλευσης (π.χ. τιμολόγιο, απόδειξη, επιταγή ή τραπεζικό αντίγραφο), καθώς και οποιαδήποτε άλλη δικαιολογητική τεκμηρίωση (π.χ. παραγγελία αγοράς, σύμβαση ή έγγραφα αποστολής).

2. Εισαγάγετε τα στοιχεία της συναλλαγής στο λογισμικό τήρησης βιβλίων.

Αυτό περιλαμβάνει την ημερομηνία, το ποσό, τον προμηθευτή και τους λογαριασμούς που εμπλέκονται. Θα πρέπει επίσης να συμπεριλάβετε μια σύντομη περιγραφή της συναλλαγής.

3. Επισυνάψτε τα δικαιολογητικά στο κουπόνι.

Αυτό μπορεί να γίνει είτε αποκόπτοντας τα έγγραφα στο κουπόνι είτε σαρώνοντάς τα και επισυνάπτοντάς τα ηλεκτρονικά.

4. Υπογράψτε και εγκρίνετε το κουπόνι.

Το κουπόνι θα πρέπει να είναι υπογεγραμμένο από το άτομο που το συνέταξε, καθώς και από εξουσιοδοτημένο υπεύθυνο έγκρισης.

5. Καταθέστε το κουπόνι.

Τα κουπόνια θα πρέπει να αρχειοθετούνται σε ασφαλές και ασφαλές μέρος. Θα πρέπει να διατηρηθούν για τουλάχιστον επτά χρόνια ή περισσότερο εάν απαιτείται από το νόμο.

6. Καταχωρίστε τη συναλλαγή στο γενικό καθολικό.

Αυτό μπορεί να γίνει χειροκίνητα ή χρησιμοποιώντας λογιστικό λογισμικό.

7. Συμβιβάστε τον τραπεζικό λογαριασμό.

Αυτό θα πρέπει να γίνεται τακτικά για να διασφαλίζεται ότι το υπόλοιπο στον τραπεζικό λογαριασμό ταιριάζει με το υπόλοιπο του γενικού καθολικού.